Atualmente a internet é fundamental e faz parte dos negócios e atividades de grande maioria das empresas. Nesse contexto, boa parte dos colaboradores desempenham suas atividades diárias em computadores e conectados à internet, isso pode tornar as equipes produtivas mas ao mesmo tempo pode levar ao desperdício de tempo e de recursos, devido a grande quantidade de atrativos que a internet oferece, como redes sociais, sites de entretenimento, jogos, e-mail pessoal, comunicadores instantâneos e tantos outros.
Pesquisas mostram que os profissionais gastam em média 30% do tempo em atividades não relacionadas ao trabalho, ficando até 2 horas diárias conectados na internet realizando atividades pessoais. Esse cenário evidencia a necessidade de estabelecer políticas de uso da internet e implementar controles e regras de navegação, para garantir o foco no trabalho e evitar distrações e desperdício de tempo dos colaboradores.
Em empresas onde não há políticas e controle de navegação, o custo com o mau uso da rede pode ser elevado, pois esse mau uso pode levar ao desperdício de tempo dos colaboradores, execução de tarefas sem foco e com baixa qualidade, problemas de segurança como perda de dados e instalação de vírus nos computadores, equipamentos ociosos e manutenção constante, internet lenta e baixo desempenho de equipamentos, entre outros. Vejamos de forma mais detalhada os custos com o desperdício de tempo:
Desperdício de tempo e distração dos colaboradores
Sabemos que é comum os profissionais acessarem as redes sociais e o e-mail pessoal no trabalho, inclusive essas atividades podem ser saudáveis se realizadas com bom senso e responsabilidade, mas infelizmente isso não ocorre na maioria dos casos.
Em empresas sem restrições quanto ao uso da internet, é possível que seus colaboradores fiquem horas na internet em atividades sem relação com o trabalho. Outro fator que contribui com esse desperdício é o uso do celular em ligações e conversas, além disso as distrações também podem ocorrer por conversar com colegas, lanches e tantas outras situações, inclusive distrações naturais para descanso e relaxamento.
Pode ser complexo mensurar o custo real do desperdício de tempo dos colaboradores, mas é importante estimar isso em custos para se ter noção do impacto financeiro que esse desperdício causa para a empresa. Para exemplificar, vamos considerar uma empresa com 20 colaboradores, onde o desperdício de tempo na internet seja de 15% do tempo de trabalho, ou seja, 72 minutos por dia:
- Número de colaboradores: 20
- Horas trabalhadas por dia: 8
- Custo médio mensal por colaborador: R$ 2.000,00
- Dias trabalhados ao mês: 20
- Custo total com colaboradores: R$ 40.000,00
- Custo médio da hora de um colaborador: R$ 12,50
- Desperdício diário por colaborador: R$ 15,00
- Desperdício mensal por colaborador: R$ 300,00
- Total de horas de trabalho desperdiçadas: 480
- Desperdício mensal por mau uso da internet: R$ 6.000,00
O resultado desse cálculo costuma surpreender os gestores, mas o cálculo mostra que, no cenário que utilizamos, o desperdício de tempo representa um custo mensal de R$ 6.000,00. Contudo, ainda podemos considerar a taxa de 15% conservadora, considerando dados de pesquisas que mostram que essa taxa pode chegar a 30% em média nas empresas. Além disso, na análise estamos considerando somente o volume de horas improdutivas, sem levar em conta a possibilidade de tarefas entregues com pouca qualidade pela equipe, o que pode comprometer a relação com clientes e o mercado.
Outros fatores que também devem ser analisados como oriundos do uso indevido da internet, são os problemas de segurança, como instalação de vírus em equipamentos, que geram custos de manutenção e levam a ociosidade de recursos.
Com base nessa análise de custos, é possível concluir que o mau uso da internet pode ser extremamente prejudicial para as empresa e que é fundamental os gestores implementarem políticas de utilização da rede e recursos de tecnologia. Principalmente considerando que no cenário competitivo atual, a eficiência na gestão das equipes pode se tornar um diferencial em relação ao mercado e concorrentes.
Para implementar uma política de controle de navegação, o primeiro passo é orientar os colaboradores, através de um manual de ética e bom uso da internet. Também é importante utilizar serviços que permitam bloquear o acesso a sites indesejados, essas regras de acesso devem ser elaboradas de acordo com o perfil de atividade dos colaboradores e da empresa, onde o recomendado é utilizar bom senso, podendo haver horários onde o acesso às redes sociais e e-mail pessoal, por exemplo, seja liberado e restrito em outros horários.